Nem sempre a Matriz GUT é a melhor solução na priorização de demandas e problemas. Existe uma alternativa, similar a GUT, desconhecida da maioria e pouco utilizada. Saiba mais sobre a Matriz IAT.

Muitas são as habilidades desejadas em um profissional de Liderança e Gestão e, sem dúvidas, tomar decisões está na lista top five de habilidades dos melhores profissionais.

De forma bem resumida, tomar uma decisão é: ser capaz de definir claramente um problema ou uma oportunidade e, através disso, criar planos de ações possíveis levando em consideração o custo-benefício de cada uma.  Mas esse não é o nosso problema, o “X da questão” está em conseguir decidir por apenas uma das alternativas. Ou melhor, saber dizer não para muitas delas e dizer sim para apenas para a melhor.

Várias são as técnicas utilizadas para priorizar uma lista de possíveis alternativas ou iniciativas, como por exemplo a matriz GUT, a qual já é bem conhecida pela maioria, mas há outras que são adaptadas para a nossa nova realidade, tal como a matriz IAT. Quem atua com Planejamento, SWOT, Projetos e Gestão de forma geral, já teve em algum momento uma certa dificuldade para classificar uma alternativa/iniciativa tendo como base apenas a classificação das 3 dimensões da Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência), o que chega a ser confuso, já que, em muitos casos, dependendo da alternativa/iniciativa avaliada e por desconhecimento fazemos uma avaliação errada daquele item.

E não é difícil entender o porquê desse problema. Quando estudamos a origem da ferramenta vemos que a matriz GUT foi proposta na década de 80 por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe no livro “O novo Gerente Racional”, e tinha como propósito ajudar na resolução de problemas complexos das indústrias americanas e japonesas. Em sua essência a matriz GUT é uma ferramenta de qualidade utilizada para a priorização de tomada de decisões.

Entendo que a GUT é uma ótima ferramenta, muito aplicada e válida para os dias atuais, mas não se aplica em todos os casos de análise, principalmente na dinâmica de análise SWOT de um Planejamento Estratégico e nos casos de priorização de Portfólios de Projetos. Portanto, uma das alternativas nesse caso é utilizar a Matriz IAT (Intensidade, Aproveitamento e Tendência).

Veja o comparativo entre as duas:

As 3 dimensões da IAT são muito parecidas com as 3 dimensões da GUT, inclusive a última (tendência) é idêntica para ambas as matrizes. Por isso, use a Matriz GUT para problemas, fraquezas e ameaças, ou seja, tudo aquilo que impacta negativamente o seu negócio e utilize a Matriz IAT para forças, oportunidades e qualquer outra iniciativa com impacto positivo para o seu negócio.

Se você chegou até aqui e não sabe utilizar ou aplicar a matriz GUT no seu negócio, recomendo esse artigo: https://ferramentasdaqualidade.org/matriz-gut-matriz-de-priorizacao/, existem vários artigos na internet, mas esse vai explicar o que é a ferramenta e como aplica-lá de maneira prática no seu dia a dia, vale a leitura. Com isso, depois que aprender a utilizar a GUT, você apenas substitui os componentes para usar a Matriz IAT.

Agora, vamos falar um pouco sobre a origem da Matriz IAT. É extremamente difícil achar algum material sobre essa matriz na internet, ao contrário da GUT, que transborda conteúdo em uma breve pesquisa no Google. Isso explica a utilização em massa da GUT mesmo quando a avaliação não faz sentido, por se tratar de algo positivo  e não negativo, relacionado ao negócio.  Mas, mesmo nesse cenário escasso de informações, quero citar 2 exemplos que para mim são suficientes na utilização da Matriz IAT no meu dia a dia:

1º) o Software de Planejamento Estratégico Scopi (https://scopi.com.br/), bem conhecido das pequenas e médias empresas que se predispõe a elaborar um Planejamento Estratégico organizado e estruturado (empresas essas que são raras no nosso país), já utilizam, em sua classificação dos itens do SWOT, a matriz GUT e IAT, como podem conferir nos prints do sistema:

2º) No artigo “A importância da análise SWOT para um modelo de negócio” disponível no blog da Conube – Contabilidade Online (link:  https://conube.com.br/blog/importancia-da-analise-swot/), o autor faz referência a uma classificação alternativa para os itens do SWOT. Mesmo o autor usando o termo “Importância” e não “Intensidade” em relação a Gravidade e não fazendo referência direta ao termo IAT, já nos dá uma ideia de que apenas a classificação GUT não é suficiente para abordar todos os aspectos de uma priorização de alternativas/iniciativas: 

Bom pessoal, é isso. Sinta-se à vontade para criticar ou sugerir algum ajuste no tema.

Todo gestor sabe o que é um plano de ação e entende sua importância para a organização e o alcance de melhores resultados em seu negócio. Mas será que você sabe exatamente como traçar e executar um bom plano de ação? Vem comigo entender a fundo e conhecer o passo a passo para isso.

Primeiramente, apenas para conceituar, um Plano de Ação é basicamente um documento que ajuda no planejamento do trabalho e é muito importante tanto para atingimento do resultado desejado quanto na resolução de problemas. Nele, encontram-se as atividades que serão executadas para que objetivo se concretize, incluindo os recursos físicos, monetários e humanos necessários para tal. 

Seja em uma planilha eletrônica ou de papel mesmo, é importante que seu plano de ação também seja elaborado, desenvolvido e encerrado, seguindo as seguintes etapas: início > planejamento > execução >monitoramento> encerramento.

• Início

É o momento de reunir todas as informações possíveis sobre aquilo que se deseja traçar. Esse momento ajuda a definir adequadamente os prazos e custos necessários para executar as ações que levem à melhor concretização dos objetivos.

• Planejamento

A base da estrutura do plano de ação, já que é nessa etapa onde são definidas as principais atividades e os recursos para executá-las. É nesse momento em que se elabora um cronograma, define-se a participação dos envolvidos e os custos necessários. Também é sempre importante elaborar planos de ação secundários, sempre considerando as exigências para realização das atividades, como risco, qualidade, recursos humanos, entre outros.

• Execução

O momento de colocar as ações planejadas em prática. Não se esqueça de analisar a execução de cada uma das atividades, pois é nesta etapa onde visualizamos os eventuais erros e desvios que poderão prejudicar o andamento do plano.

• Monitoramento

Lembre-se de elaborar estratégias para acompanhar a evolução do plano, bem como definir no cronograma em que momentos fará tal acompanhamento. Caso identifique um problema, liste-o, identifique as causas e atribua uma solução adequada. Se necessário, ajuste as etapas de seu projeto inicial, para garantir a sua eficácia.

• Encerramento

No encerramento, reveja o plano de ação e transfira as informações para um documento que permita um acompanhamento adequado. Envie cópias com os relatórios e observações relevantes a todos envolvidos na execução do projeto. Não negligencie essa fase, pois ela é importante para uma implementação mais eficaz do seu planejamento.

Existem algumas opções de métodos para organizar e aplicar um plano de ação, mas o mais utilizado é o sistema 5W2H pois ele permite fazer um mapeamento mais preciso de todas as atividades. É um nome estranho, mas a ideia é até simples: o 5W seria equivalente em inglês às perguntas O quê? (What), Por quê? (Why), Onde? (Where), Quando? (When), Quem? (Who) da mesma forma que o 2H são as perguntas Como? (How) e Quanto? (How much).

• What – O que deve ser feito. Aqui você descreve todas as etapas necessárias para atingir o objetivo proposto. Ao responder a esta pergunta você deve ter em mente o escopo do projeto, aquilo que precisa ser feito.
• Why – Por que será feito. O executor do plano de ação justifica a necessidade de se alcançar o objetivo definido. 
• Where – Onde será feito. Determine onde serão executadas as tarefas para a concretização do plano. É válido também incluir o local onde as reuniões serão realizadas, seja ele físico ou virtual.
• When – Quando será feito. Determine um período para finalização de todas as ações para, assim, garantir que elas sejam executadas no prazo estipulado para atingir o objetivo.
• Who – Por quem será feito. O momento de delegar responsabilidades e indicar quais profissionais entregarão cada uma das tarefas que compõem o projeto. Não significa que uma única pessoa faz cada atividade, pois  grupos podem ser responsáveis. Nesse caso, defina um líder que responda pela entrega.
• How – Como será feito. Defina os métodos que serão necessários para execução de cada etapa proposta no plano de ação. Nesse momento vale mencionar as metodologias usadas, softwares e demais ferramentas ou materiais empregados.
• How Much – Quanto o custará. Determine o valor do investimento necessário para executar as etapas exigidas, o que inclui recursos financeiros e humanos. É muito importante definir os recursos de seu projeto e deixar claro para os participantes o orçamento com o qual podem contar.

Pensando a respeito e respondendo a estas questões você encontrará as formas de concretizar um plano de ação bem-sucedido e, consequentemente, aprimorará suas técnicas para uma gestão de resultados mais eficiente.

Grandes lideranças conhecidas basearam-se em planos de ação para atingir suas metas. Há até quem diga que o planejamento das grandes conquistas envolve cerca de dois terços do tempo total despendido para se atingir o objetivo. Portanto, não hesite em dedicar todo tempo e atenção necessários ao seu Plano de Ação.