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Todo gestor sabe o que é um plano de ação e entende sua importância para a organização e o alcance de melhores resultados em seu negócio. Mas será que você sabe exatamente como traçar e executar um bom plano de ação? Vem comigo entender a fundo e conhecer o passo a passo para isso.
Primeiramente, apenas para conceituar, um Plano de Ação é basicamente um documento que ajuda no planejamento do trabalho e é muito importante tanto para atingimento do resultado desejado quanto na resolução de problemas. Nele, encontram-se as atividades que serão executadas para que objetivo se concretize, incluindo os recursos físicos, monetários e humanos necessários para tal.
Seja em uma planilha eletrônica ou de papel mesmo, é importante que seu plano de ação também seja elaborado, desenvolvido e encerrado, seguindo as seguintes etapas: início > planejamento > execução >monitoramento> encerramento.
- Início
É o momento de reunir todas as informações possíveis sobre aquilo que se deseja traçar. Esse momento ajuda a definir adequadamente os prazos e custos necessários para executar as ações que levem à melhor concretização dos objetivos.
- Planejamento
A base da estrutura do plano de ação, já que é nessa etapa onde são definidas as principais atividades e os recursos para executá-las. É nesse momento em que se elabora um cronograma, define-se a participação dos envolvidos e os custos necessários. Também é sempre importante elaborar planos de ação secundários, sempre considerando as exigências para realização das atividades, como risco, qualidade, recursos humanos, entre outros.
- Execução
O momento de colocar as ações planejadas em prática. Não se esqueça de analisar a execução de cada uma das atividades, pois é nesta etapa onde visualizamos os eventuais erros e desvios que poderão prejudicar o andamento do plano.
- Monitoramento
Lembre-se de elaborar estratégias para acompanhar a evolução do plano, bem como definir no cronograma em que momentos fará tal acompanhamento. Caso identifique um problema, liste-o, identifique as causas e atribua uma solução adequada. Se necessário, ajuste as etapas de seu projeto inicial, para garantir a sua eficácia.
- Encerramento
No encerramento, reveja o plano de ação e transfira as informações para um documento que permita um acompanhamento adequado. Envie cópias com os relatórios e observações relevantes a todos envolvidos na execução do projeto. Não negligencie essa fase, pois ela é importante para uma implementação mais eficaz do seu planejamento.
Existem algumas opções de métodos para organizar e aplicar um plano de ação, mas o mais utilizado é o sistema 5W2H pois ele permite fazer um mapeamento mais preciso de todas as atividades. É um nome estranho, mas a ideia é até simples: o 5W seria equivalente em inglês às perguntas O quê? (What), Por quê? (Why), Onde? (Where), Quando? (When), Quem? (Who) da mesma forma que o 2H são as perguntas Como? (How) e Quanto? (How much).
- What – O que deve ser feito. Aqui você descreve todas as etapas necessárias para atingir o objetivo proposto. Ao responder a esta pergunta você deve ter em mente o escopo do projeto, aquilo que precisa ser feito.
- Why – Por que será feito. O executor do plano de ação justifica a necessidade de se alcançar o objetivo definido.
- Where – Onde será feito. Determine onde serão executadas as tarefas para a concretização do plano. É válido também incluir o local onde as reuniões serão realizadas, seja ele físico ou virtual.
- When – Quando será feito. Determine um período para finalização de todas as ações para, assim, garantir que elas sejam executadas no prazo estipulado para atingir o objetivo.
- Who – Por quem será feito. O momento de delegar responsabilidades e indicar quais profissionais entregarão cada uma das tarefas que compõem o projeto. Não significa que uma única pessoa faz cada atividade, pois grupos podem ser responsáveis. Nesse caso, defina um líder que responda pela entrega.
- How – Como será feito. Defina os métodos que serão necessários para execução de cada etapa proposta no plano de ação. Nesse momento vale mencionar as metodologias usadas, softwares e demais ferramentas ou materiais empregados.
- How Much – Quanto o custará. Determine o valor do investimento necessário para executar as etapas exigidas, o que inclui recursos financeiros e humanos. É muito importante definir os recursos de seu projeto e deixar claro para os participantes o orçamento com o qual podem contar.
Pensando a respeito e respondendo a estas questões você encontrará as formas de concretizar um plano de ação bem-sucedido e, consequentemente, aprimorará suas técnicas para uma gestão de resultados mais eficiente.
Grandes lideranças conhecidas basearam-se em planos de ação para atingir suas metas. Há até quem diga que o planejamento das grandes conquistas envolve cerca de dois terços do tempo total despendido para se atingir o objetivo. Portanto, não hesite em dedicar todo tempo e atenção necessários ao seu Plano de Ação.
