Nem sempre a Matriz GUT é a melhor solução na priorização de demandas e problemas. Existe uma alternativa, similar a GUT, desconhecida da maioria e pouco utilizada. Saiba mais sobre a Matriz IAT.
Muitas são as habilidades desejadas em um profissional de Liderança e Gestão e, sem dúvidas, tomar decisões está na lista top five de habilidades dos melhores profissionais.
De forma bem resumida, tomar uma decisão é: ser capaz de definir claramente um problema ou uma oportunidade e, através disso, criar planos de ações possíveis levando em consideração o custo-benefício de cada uma. Mas esse não é o nosso problema, o “X da questão” está em conseguir decidir por apenas uma das alternativas. Ou melhor, saber dizer não para muitas delas e dizer sim para apenas para a melhor.
Várias são as técnicas utilizadas para priorizar uma lista de possíveis alternativas ou iniciativas, como por exemplo a matriz GUT, a qual já é bem conhecida pela maioria, mas há outras que são adaptadas para a nossa nova realidade, tal como a matriz IAT. Quem atua com Planejamento, SWOT, Projetos e Gestão de forma geral, já teve em algum momento uma certa dificuldade para classificar uma alternativa/iniciativa tendo como base apenas a classificação das 3 dimensões da Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência), o que chega a ser confuso, já que, em muitos casos, dependendo da alternativa/iniciativa avaliada e por desconhecimento fazemos uma avaliação errada daquele item.
E não é difícil entender o porquê desse problema. Quando estudamos a origem da ferramenta vemos que a matriz GUT foi proposta na década de 80 por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe no livro “O novo Gerente Racional”, e tinha como propósito ajudar na resolução de problemas complexos das indústrias americanas e japonesas. Em sua essência a matriz GUT é uma ferramenta de qualidade utilizada para a priorização de tomada de decisões.
Entendo que a GUT é uma ótima ferramenta, muito aplicada e válida para os dias atuais, mas não se aplica em todos os casos de análise, principalmente na dinâmica de análise SWOT de um Planejamento Estratégico e nos casos de priorização de Portfólios de Projetos. Portanto, uma das alternativas nesse caso é utilizar a Matriz IAT (Intensidade, Aproveitamento e Tendência).
Veja o comparativo entre as duas:
As 3 dimensões da IAT são muito parecidas com as 3 dimensões da GUT, inclusive a última (tendência) é idêntica para ambas as matrizes. Por isso, use a Matriz GUT para problemas, fraquezas e ameaças, ou seja, tudo aquilo que impacta negativamente o seu negócio e utilize a Matriz IAT para forças, oportunidades e qualquer outra iniciativa com impacto positivo para o seu negócio.
Se você chegou até aqui e não sabe utilizar ou aplicar a matriz GUT no seu negócio, recomendo esse artigo: https://ferramentasdaqualidade.org/matriz-gut-matriz-de-priorizacao/, existem vários artigos na internet, mas esse vai explicar o que é a ferramenta e como aplica-lá de maneira prática no seu dia a dia, vale a leitura. Com isso, depois que aprender a utilizar a GUT, você apenas substitui os componentes para usar a Matriz IAT.
Agora, vamos falar um pouco sobre a origem da Matriz IAT. É extremamente difícil achar algum material sobre essa matriz na internet, ao contrário da GUT, que transborda conteúdo em uma breve pesquisa no Google. Isso explica a utilização em massa da GUT mesmo quando a avaliação não faz sentido, por se tratar de algo positivo e não negativo, relacionado ao negócio. Mas, mesmo nesse cenário escasso de informações, quero citar 2 exemplos que para mim são suficientes na utilização da Matriz IAT no meu dia a dia:
1º) o Software de Planejamento Estratégico Scopi (https://scopi.com.br/), bem conhecido das pequenas e médias empresas que se predispõe a elaborar um Planejamento Estratégico organizado e estruturado (empresas essas que são raras no nosso país), já utilizam, em sua classificação dos itens do SWOT, a matriz GUT e IAT, como podem conferir nos prints do sistema:
2º) No artigo “A importância da análise SWOT para um modelo de negócio” disponível no blog da Conube – Contabilidade Online (link: https://conube.com.br/blog/importancia-da-analise-swot/), o autor faz referência a uma classificação alternativa para os itens do SWOT. Mesmo o autor usando o termo “Importância” e não “Intensidade” em relação a Gravidade e não fazendo referência direta ao termo IAT, já nos dá uma ideia de que apenas a classificação GUT não é suficiente para abordar todos os aspectos de uma priorização de alternativas/iniciativas:
Bom pessoal, é isso. Sinta-se à vontade para criticar ou sugerir algum ajuste no tema.
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Todo gestor sabe o que é um plano de ação e entende sua importância para a organização e o alcance de melhores resultados em seu negócio. Mas será que você sabe exatamente como traçar e executar um bom plano de ação? Vem comigo entender a fundo e conhecer o passo a passo para isso.
Primeiramente, apenas para conceituar, um Plano de Ação é basicamente um documento que ajuda no planejamento do trabalho e é muito importante tanto para atingimento do resultado desejado quanto na resolução de problemas. Nele, encontram-se as atividades que serão executadas para que objetivo se concretize, incluindo os recursos físicos, monetários e humanos necessários para tal.
Seja em uma planilha eletrônica ou de papel mesmo, é importante que seu plano de ação também seja elaborado, desenvolvido e encerrado, seguindo as seguintes etapas: início > planejamento > execução >monitoramento> encerramento.
- Início
É o momento de reunir todas as informações possíveis sobre aquilo que se deseja traçar. Esse momento ajuda a definir adequadamente os prazos e custos necessários para executar as ações que levem à melhor concretização dos objetivos.
- Planejamento
A base da estrutura do plano de ação, já que é nessa etapa onde são definidas as principais atividades e os recursos para executá-las. É nesse momento em que se elabora um cronograma, define-se a participação dos envolvidos e os custos necessários. Também é sempre importante elaborar planos de ação secundários, sempre considerando as exigências para realização das atividades, como risco, qualidade, recursos humanos, entre outros.
- Execução
O momento de colocar as ações planejadas em prática. Não se esqueça de analisar a execução de cada uma das atividades, pois é nesta etapa onde visualizamos os eventuais erros e desvios que poderão prejudicar o andamento do plano.
- Monitoramento
Lembre-se de elaborar estratégias para acompanhar a evolução do plano, bem como definir no cronograma em que momentos fará tal acompanhamento. Caso identifique um problema, liste-o, identifique as causas e atribua uma solução adequada. Se necessário, ajuste as etapas de seu projeto inicial, para garantir a sua eficácia.
- Encerramento
No encerramento, reveja o plano de ação e transfira as informações para um documento que permita um acompanhamento adequado. Envie cópias com os relatórios e observações relevantes a todos envolvidos na execução do projeto. Não negligencie essa fase, pois ela é importante para uma implementação mais eficaz do seu planejamento.
Existem algumas opções de métodos para organizar e aplicar um plano de ação, mas o mais utilizado é o sistema 5W2H pois ele permite fazer um mapeamento mais preciso de todas as atividades. É um nome estranho, mas a ideia é até simples: o 5W seria equivalente em inglês às perguntas O quê? (What), Por quê? (Why), Onde? (Where), Quando? (When), Quem? (Who) da mesma forma que o 2H são as perguntas Como? (How) e Quanto? (How much).
- What – O que deve ser feito. Aqui você descreve todas as etapas necessárias para atingir o objetivo proposto. Ao responder a esta pergunta você deve ter em mente o escopo do projeto, aquilo que precisa ser feito.
- Why – Por que será feito. O executor do plano de ação justifica a necessidade de se alcançar o objetivo definido.
- Where – Onde será feito. Determine onde serão executadas as tarefas para a concretização do plano. É válido também incluir o local onde as reuniões serão realizadas, seja ele físico ou virtual.
- When – Quando será feito. Determine um período para finalização de todas as ações para, assim, garantir que elas sejam executadas no prazo estipulado para atingir o objetivo.
- Who – Por quem será feito. O momento de delegar responsabilidades e indicar quais profissionais entregarão cada uma das tarefas que compõem o projeto. Não significa que uma única pessoa faz cada atividade, pois grupos podem ser responsáveis. Nesse caso, defina um líder que responda pela entrega.
- How – Como será feito. Defina os métodos que serão necessários para execução de cada etapa proposta no plano de ação. Nesse momento vale mencionar as metodologias usadas, softwares e demais ferramentas ou materiais empregados.
- How Much – Quanto o custará. Determine o valor do investimento necessário para executar as etapas exigidas, o que inclui recursos financeiros e humanos. É muito importante definir os recursos de seu projeto e deixar claro para os participantes o orçamento com o qual podem contar.
Pensando a respeito e respondendo a estas questões você encontrará as formas de concretizar um plano de ação bem-sucedido e, consequentemente, aprimorará suas técnicas para uma gestão de resultados mais eficiente.
Grandes lideranças conhecidas basearam-se em planos de ação para atingir suas metas. Há até quem diga que o planejamento das grandes conquistas envolve cerca de dois terços do tempo total despendido para se atingir o objetivo. Portanto, não hesite em dedicar todo tempo e atenção necessários ao seu Plano de Ação.
]]>Ei pessoal, entramos em Dezembro!
E se você não começou a planejar seu 2021 ainda, é hora de dar foco nisso.
No artigo anterior (Sonho Grande e Estratégia) convidei você a refletir sobre o Sonho Grande do seu Negócio. Aonde você quer chegar em 2021 e nos próximos 5 anos? E essa reflexão é importante pois será a bússola que orienta a sua jornada e dá direção para o seu time. Inclusive, após definir o seu Sonho Grande você precisa declarar ele através da sua Missão, Visão e Valores pois esse conjunto de declarações institucionais é o criador da Cultura Organizacional do seu negócio.
Nesse artigo, vamos conversar sobre objetivos e metas.
O elo de ligação entre o Sonho Grande e os Resultados é a realização e alcance dos objetivos e metas. Simples assim.
Se você e seu time não partir para a ação e executar os planos de ação, nada acontece. O resultado não vêm, seu sonho não se realiza e depois de 5 anos você ficará frustrado. E se você executar sem definir a meta, o objetivo, terá a sensação de estar andando em círculos.
Por isso, antes de partir para a ação, defina os objetivos e metas:
1. Sonho grande
2. Visão, Missão e Valores
3. Indicadores e Metas
4. Plano de Ação
5. Resultados!!!!
Lembre-se de um detalhe importante: se você e seu time não tem experiência com todo esse processo, não queira “florear” ou burocratizar demais, comece simples, mas faça, e aos poucos, evolua para algo mais sofisticado a medida que você e seu time adquire conhecimento e transforma em aprendizado.
Como definir uma meta?
Uma meta pode ser definida como um objetivo com valor e prazo definido. Explico:
Meta -> [Objetivo: Verbo + Indicador] + [Valor] + [Prazo]
Exemplo:
Meta -> [Aumentar a receita] + [em 10%] + [até o final de 2021]
Legal né? Ao fazer isso, você e seu time terá muito mais clareza sobre o que deve ser trabalhado e alcançado.
Mas ainda não terminou…
…agora você vai listar seus objetivos, e podemos dividir eles em 4 categorias que chamaremos de Perspectiva:
1º – Perspectiva Financeira
2º – Perspectiva de Clientes & Mercado
3º – Perspectiva de Processos Internos
4º – Perspectiva de Pessoas
Sua lista vai ficar assim, veja alguns exemplos de Objetivos e Metas divididos nessas 4 perspectivas:
Declaração da Visão: Ser a melhor e maior empresa do setor de serviços X do noroeste paulista até Dezembro/2025.
1º – Perspectiva Financeira
Objetivo 1 – Aumentar a rentabilidade – meta: em 15% em 2 anos;
Objetivo 2 – Aumentar o valor do Negócio – meta: em 3x até 12/2025;
Objetivo 3 – Otimizar o Capital Empregado – meta: em 8% até 12/2021;
2º – Perspectiva de Clientes & Mercado
Objetivo 4 – Aumentar a Participação de Mercado – meta: de 20% para 30% até 12/2021;
Objetivo 5 – Aumentar a Margem Bruta – meta: 28% em 12 meses;
Objetivo 6 – Desenvolver Novos Negócios – meta: 1 nova unidade por ano até 2025;
3º – Perspectiva de Processos Internos
Objetivo 7 – Aumentar Eficiência Operacional – meta: em 95% até 12/2021;
Objetivo 8 – Padronizar processos de atendimento – meta: 100% dos processos padronizados em 15 meses;
Objetivo 9 – Reduzir Custos e Despesas Fixas – meta: em 12% em 2021;
4º – Perspectiva de Pessoas
Objetivo 10 – Melhorar a satisfação dos colaboradores – meta: 98% de satisfação em 2021;
Objetivo 11 – Implantar Cultura de Orientação por Resultado – meta: 15k de premiação por meritocracia em 2021;
Objetivo 12 – Promover a desenvolvimento dos colaboradores – meta: executar 100% do PDI em 2021
Veja, ao definir o Sonho Grande e Visão, desmembrei essa visão em 12 objetivos com metas vinculadas e divididos em 4 Perspectivas. Chegamos nesse ponto do planejamento com muita clareza e segurança do destino, do trajeto e do que deve ser alcançado para chegar lá.
No próximo e último artigo, vamos falar sobre plano de ação. Qual a importância, e porque deve ser feito.
Vamos Falar de Metas? Até a próxima.
Vander Silva
PLANEJAMENTO 2021
Falamos no artigo anterior sobre a importância dos resultados para uma empresa e como o resultado se encaixa no Sistema de Gestão apresentado pelo grande guru de gestão Vicente Falconi. O resultado da empresa é o grande objetivo e para que ele aconteça, precisamos alcançar as metas e objetivos da organização, através da execução do plano de ação. Você achou confuso? Fique tranquilo que eu te garanto, é mais simples do que você imagina e se pensar em todo esse trabalho de planejamento estratégico como um processo, etapa por etapa, terá foco, disposição e discernimento para fazer o da sua empresa para o próximo ano.
Vamos lá: esqueça metas e plano de ação nesse momento. Essa será uma segunda etapa. Para começar o planejamento, você, criador da empresa, tem um sonho ou desejo para o seu negócio, que muitas vezes é algo do tipo: “ser a maior empresa de material de construção de Votuporanga e região”, “ser a melhor indústria de carros do Brasil”, “ser referência como desenvolvimento social e econômico do Centro-Oeste” e muitas vezes também: “aumentar a minha renda para X reais”, “garantir uma aposentadoria na praia” ou “melhorar a qualidade de vida da minha família”, enfim, o seu sonho grande é o pontapé inicial para o planejamento estratégico, pois no final das contas, o planejamento estratégico nada mais é do que aonde e por que queremos chegar com a empresa em 5, 10, 15 anos e traçar um plano de ação com metas para chegar lá, resumindo: se planejamento estratégico é definir aonde queremos estar em 5 anos e traçar o caminho para chegar lá, faz sentido definir o por que queremos chegar lá? Esse é o seu sonho grande, comece por ele.
Sonho grande. O seu sonho grande. Ele não pode ser terceirizado e nem delegado. Você tem que definir pois o sonho é seu, simples assim. É lógico que depois de definido você tem que declarar ele para o seu time e achar características de empreendedor e líder aí dentro de você para engajar todo o seu time a caminhar e trilhar o caminho para o futuro tão desejado, mas para começar, só depende de você: pegue uma folha em branco, uma boa caneta, encontre um lugar tranquilo e comece a refletir, o que te levou até esse momento? Como foi seu passado? Reflita sobre suas origens, as dificuldades que enfrentou com a família, reflita qual é o seu propósito, por que você abriu sua empresa? O que queria conquistar? Faça primeiro uma boa reflexão sobre o seu passado e depois comece a olhar para o seu futuro: o que você quer ser nos próximos anos? Como quer ser reconhecido? O que é sucesso para você? Quais suas ambições, o que espera conquistar?
Parabéns! Ao responder essas perguntas, muito provavelmente você achou seu Sonho Grande!
No próximo artigo, vou te mostrar como traduzir esse sonho na visão do seu negócio e como criar os objetivos e metas para o seu time.
Vamos Falar de Metas? Até a próxima!
O objetivo principal de toda empresa é gerar resultados, proporcionando aos sócios ou acionistas o retorno do investimento através de lucros, beneficiando a empresa com reinvestimentos e maximizando o valuation do negócio. Sei que em muitos casos o resultado (ou lucro) não é a principal medida de sucesso do empreendedor e que existe um propósito de vida por trás daquele negócio, mas no final das contas o que importa é o resultado. E mesmo que lucro não seja a sua maior prioridade no negócio, sem ele é quase impossível realizar os seus sonhos e no final do mês você não paga as contas.
Portanto, gostando ou não, para alcançar o sucesso no seu negócio você tem que assumir que os resultados são importantes e deve ser prioridade…
…e nessa hora eu te pergunto: Você está satisfeito, ou satisfeita, com os resultados da sua empresa?
Uma pesquisa de Sobrevivência das Empresas elaborada pelo Sebrae em 2016 mostra que apenas 58% das empresas sobrevivem por mais de 2 anos, ou seja, a cada 10 empresas constituídas, 4 irão fechar as portas e declarar falência em até 2 anos. As principais causas de mortalidade dessas empresas são: falta de clientes; falta de capital; falta de conhecimento
e dificuldade com mão de obra. E se você contar com uma boa determinação e uma pitada de sorte e sobreviver além dos dois anos iniciais, passará a contar com uma série de desafios para manter ou crescer o seu negócio: dificuldade em planejar e controlar o fluxo de caixa; desconhecimento dos seus custos; dificuldade em contratar e manter boa mão de obra; não identificar os fatores de volume e preço que impactam o faturamento e não seguir, ou não ter, o seu planejamento estratégico.
O Planejamento Estratégico é o pontapé inicial para profissionalizar a empresa (caso você já tenha um negócio em andamento) e nada mais é do que pensar a longo prazo e definir o Sonho Grande para o negócio. Pare agora e pense: aonde você quer chegar com a sua empresa nos próximos 5 anos? E a partir disso criar um planejamento para o ano corrente com Metas Globais, desmembrar essas Metas Globais em Metas para o Time e criar os Planos de Ação para fazer esses resultados acontecerem. Não é complexo se partirmos do princípio que é melhor feito do que perfeito. Deve ser um ciclo contínuo de aprendizado e aperfeiçoamento: comece simples e evolua para algo mais sofisticado a medida que você e sua equipe ganhem mais conhecimento. Na estrutura do Sistema de Gestão o Resultado é o grande objetivo mas tudo começa no Planejamento Estratégico:
Esse desenho detalhando o Sistema de Gestão Integrado foi elaborado pelo grande Consultor e referência nacional em Gestão: Vicente Falconi. Tive a oportunidade de conhecer esse modelo de perto nos cursos que eu fiz e nas consultorias que participei em alguns clientes. E faz muito sentido para uma empresa que quer alcançar ou manter a excelência dos resultados pois engloba a Operação e a Melhoria da Operação, desde Gestão de Metas até o Gerenciamento da Rotina do Trabalho do dia a dia nas visões de curto, médio e longo prazo. Aqui preciso fazer uma breve explicação sobre o Sistema de Gestão Integrado: Sistema entende-se por partes interligadas com funções específicas; Gestão é sinônimo para atingir resultados e Integrado significa adaptado a realidade de cada empresa, portanto, não se trata de uma receita de bolo pronto que faz milagre em qualquer empresa, mas sim de uma referência e de um caminho para sua empresa alcançar bons resultados.
Um dia ouvi essa frase do Ricardo Vargas, referência em gestão de projetos: “O Brasileiro nunca tem tempo para planejar, mas sempre tem dinheiro para refazer”. Demonstra bem a nossa ineficiência em relação a negócios. Uma pesquisa recente da Consultoria Falconi sobre o nível de maturidade de Gestão das médias empresas revelou que apenas 10% das empresas pesquisadas tem a sua estratégia bem definida e apenas 38% dessas empresas definiram as metas globais e prioridades do ano. Não surpreende que a grande maioria das micro e pequenas empresas que não priorizam a Gestão e Planejamento passam por maiores dificuldades em momentos de crise do que as empresas com um nível de maturidade maior em relação a Gestão.
O ano está “correndo” e nunca é tarde demais, ou fora do prazo, para começar. Assuma de vez o comando do seu negócio e lidere seu time para um futuro de resultados e alto desempenho, a começar com o seu Planejamento Estratégico. Aonde e como você vai estar nos próximos anos?
Vamos Falar de Metas!
Você vai aprender nesse tutorial: como cadastrar sua senha, acessar o sistema e como entrar no projeto.
Para acessar o sistema o gestor deve fazer a sua inclusão como um membro do projeto. Se ainda não foi incluído envie uma mensagem via WhatsApp para 17 98824-5297 ou um e-mail para vander.silva@vamosfalardemetas.com.br .
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Bom trabalho!
Você vai aprender nesse tutorial: como cadastrar uma tarefa.
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Bom trabalho!
Você vai aprender nesse tutorial: como trabalhar em uma tarefa, incluindo informações, arquivos, solicitando aprovação, feedback entre outras opções.
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Bom trabalho!
Você vai aprender nesse tutorial: como encerrar e finalizar uma tarefa.
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Bom trabalho!