Qual a importância e como fazer um Plano de Ação?

A importância de um Plano de Ação:

As duas primeiras práticas obtêm os dados que você precisa, as quatro práticas seguintes convertem esse conhecimento em ação efetiva, e as duas últimas práticas garantem que todos os envolvidos sintam-se responsáveis e comprometidos. A importância do plano de ação passa pela necessidade da eficácia de um Gestor. Sem eficácia, não há resultados.

Um plano de ação é necessário para transformar uma ideia ou conhecimento em ação efetiva, ou mesmo como um caminho para atingir metas e melhorar os resultados. Portanto, você, na função de Gestor, deve elaborar planos de ação sempre que precisar:

• Entender e propor uma solução para resolver um problema;
• Avaliar as possibilidades e necessidades de captura de uma oportunidade;
• Planejar a execução de um projeto ou tarefa.

Como elaborar um plano de ação:

Napoleão dizia que nenhuma batalha bem-sucedida tinha seguido um plano preestabelecido; ainda assim, ele planejava todas as suas batalhas, muito mais detalhadamente do que qualquer outro general.

Veja, a ideia de ser um Gestor eficaz na elaboração de um plano de ação é ter a capacidade de reunir informações, compor essas informações em um plano e minimizar os riscos, erro e custos, além de alcançar os resultados ou objetivos definidos para execução daquele plano.

Sugiro que você comece a elaborar o seu plano definindo o que precisa ser feito:

• Qual o problema a ser resolvido?
• Qual oportunidade a ser aproveitada?

Essa definição deve ser feita em tópicos, de forma clara e objetiva, veja alguns exemplos:

• Melhorar as vendas do e-commerce (problema);
• Diminuir a rotatividade de colaboradores no comercial (problema);
• Aumentar o ticket médio do produto X (problema);
• Implantar uma cultura organizacional de meritocracia (oportunidade);
• Criar uma versão do produto ou serviço para a classe “C” (oportunidade);
• Expandir as vendas para a região Y (oportunidade).

Esses são apenas exemplos de como criar o enunciado (ou título) do que precisa ser feito no plano de ação. Feito isso, aconselho você a fazer o seu plano com base no 5w2h. Esta é uma metodologia muito utilizada e eficiente na elaboração de planos de ação, por proporcionar uma clareza maior do problema ou desafio, além de reduzir ou eliminar grande parte das dúvidas ou impasses na execução do plano de ação. Essa nomenclatura 5w2h corresponde às iniciais em inglês das sete diretrizes da metodologia. São elas:

5w:

What (o que precisa ser feito?)

Why (por que deve ser implementado?)

Who (quem é o responsável pela ação?)

Where (onde deve ser executado?)

When (quando deve ser implementado?)

2h:

How (como deve ser implementado?)

How much (quanto vai custar a implementação?)

Considere o 5w2h como um checklist cuja base são as respostas para 7 perguntas essenciais na elaboração do seu plano de ação.

Primeiro passo, faça uma análise do seu departamento, unidade de negócio ou da empresa como um todo e identifique quais são os problemas a resolver e as oportunidades a capturar, faça uma prioridade desses itens, pois você provavelmente não terá recursos financeiros, de pessoas e de tempo para executar todas as ações de uma vez e para cada problema ou oportunidade escolhido, crie um plano de ação utilizando o formulário no link abaixo:

https://1drv.ms/w/s!ApXNbV0T0ml0hN1dJFCqXe5ZfdBM5A

2 pontos importantes:

1º) Aprovações: se você é Gestor e tem alguém acima de você no organograma ou hierarquia da empresa, essas pessoas precisam validar a sua ideia de problema ou oportunidade antes de você iniciar a elaboração do plano de ação (isso é necessário para que você não perca tempo elaborando um plano para resolver um problema, e para a empresa isso não é um problema ou oportunidade. Não queremos que você gaste um tempo enorme planejando algo para ouvir do seu superior: “isso não é um problema para nós”). E depois de criado o plano de ação vem a segunda aprovação: teu superior tem que aprovar o seu plano de ação antes de você iniciar a execução dele, considerando que você vai utilizar recursos materiais, financeiros, de pessoas e de tempo para colocar o seu plano em prática, e isso depende de aprovação de um nível superior.

2º) O monitoramento e controle da execução é fundamental para garantir o sucesso no resultado ou objetivo esperado daquele plano de ação. Lembre-se, você é responsável como gestor pelas decisões, comunicação e o resultado daquele plano. Aonde vai gerenciar a equipe e toda informação gerada na execução daquele plano? Pense na possibilidade de fazer essa Gestão do Plano de Ação em uma ferramenta específica de Gestão de Tarefas ou Projetos, e o software Teamwork pode ser uma boa opção para isso, considerando o seu custo benefício. Saiba mais sobre o Teamwork clicando no ícone abaixo: